Le responsable d'établissement dispose d'une interface d'administration sécurisée par login et mot de passe composée de 2 modules :

1. Paramétrage et configuration de l'établissement (réservé au webmaster / web agency)
2. Gestion au quotidien des réservations (outil de travail du propriétaire / gestionnaire d'établissement)

Paramétrage et configuration de l'établissement

• système multi-langues (Français, Anglais)
  • traductions fournies en base pour tous les mots clefs livrés avec le système
  • possibilité d'ajouter de nouvelles langues
  • activation / désactivation des langues depuis la console d'administration
     
• paramétrage des données générales de l'établissement
  • coordonnées
  • plan d'accès
  • modes de paiements proposés (CB, VISA, AMEX, MASTER CARD, Paypal, virement, chèque, chèques cadeaux, etc...
  • taux de TVA
  • coordonnées de facturation
  • textes de présentation de l'établissement
  • photographies grand format à télécharger
  • redimensionnement automatique des images pour s'adapter à la mise en page
  • champ légende pour chaque photographie
     
• liste stock répertoriant toutes les chambres disponibles
  • chaque chambre apparaît de manière distincte sur le planning
  • activation / désactivation des chambres sur le planning
     
• liste catégorie
  • chaque chambre peut-être associée à une ou plusieurs catégorie
  • champs de traduction pour les champs décrivant la catégorie
  • texte descriptif
  • photographies grand format à télécharger,
  • redimensionnement automatique des images pour s'adapter à la mise en page
  • champ légende pour chaque photographie
  • création automatique du diaporama diffusé côté public
  • grille de prestations configurable par simple clic
     
• liste formules commerciales pour chaque catégorie de chambre
  • nombre de formules par catégorie illimité
  • tarification à la nuit, à la période ou à la personne
  • application sur certains jours de la semaine si nécessaire
  • définition des périodes très souple : semaine, week-end, mois, ...
  • grille d'options personnalisable
    • tarification à l'unité, par personne ou par séjour
    • paramétrage des options comprises, obligatoires et facultatives par formule commerciale
       
• référencement du site public
  • champs spécifiques au référencement (Titre, description, Mots clefs)
  • gestion fine des mots clefs et des balises Meta en fonction des langues publiées

Gestion au quotidien des réservations

Principe général : Pour sa gestion quotidienne l'hotelier accède au planning qui lui permet de visualiser rapidement toute l'activité de son établissement.
Il bascule en mode liste pour accéder aux dossiers à traiter. Tous les échanges de correspondance avec le client sont basés sur le serveur et ne requierent pas l'utilisation d'un serveur de messagerie. A chaque nouveau message posté par l'hotelier, le client reçoit un email d'alerte l'invitant à se connecter sur le site (espace client) pour prendre connaissance du message. Les messages sont archivés sous forme de fil courrier et sont ainsi conservés sous forme d'historique.

• planning interactif
  • affichage de l'état des réservations sur 2 mois
    
  • les statut de chaque dossier est symbolisé par une couleur :
    • jaune : option
    • vert : dossier confirmé
    • bleu : dossier archivé
  • prise de réservation depuis le planning pour les clients qui ne sont pas passés par le site web
    
  • possibilité de neutraliser des dates pour les chambres indisponibles (travaux par exemple)
  • accès directement au dossier client depuis le planning
    
• liste des demandes à traiter
  • contient les nouvelles demandes et les correspondances clients en attente de traitement
  • tous les échanges entre le client sont archivés sur le serveur et affichés sous forme de fil courrier
     
• liste des demandes en cours
  • contient tous les dossiers traités
  • en fonction du statut du dossier (option ou réservation) la ligne prend la couleur jaune ou verte
  • liste d'actions possibles sur chaque dossier :
    • modifier les dates de réservation
    • écrire au client
    • changer le statut d'un dossier : passage d'option à réservation
    • ajout / modification des prestations
    • annuler un dossier
  • facturation
    • édition de factures
    • saisie des règlements
    • clôture et archivage des dossiers